Poiché la tracciabilità è fondata sull'identificazione degli operatori della grande distribuzione e dei prodotti i suoi elementi chiave sono:

 

- l'identificazione dell'operatore

- la registrazione

- l'associazione dei dati

- la comunicazione

 

L'identificazione degli articoli della gestione dei lotti consiste nell'individuare univocamente i lotti produttivi che hanno subito un processo di trasformazione e di garantirne la tracciabilità.

 

La registrazione consiste nell'annotazione delle informazioni che descrivono il processo di trasformazione del prodotto e l'unità logistica, l'operatore, il lotto e le sue caratteristiche rendendo efficace il processo di tracciabilità.

 

L'associazione dei dati è affidato alla responsabilità di ciascuna impresa facente parte della filiera della gestione dei lotti, che dovrà documentare gli scambi tra i propri fornitori e i propri clienti al fine di una buona rintracciabilità.

 

La comunicazione come interscambio delle informazioni relative al singolo processo del lotto, relativamente alla tracciabilità, garantisce l'inter-operabilità all'interno della filiera (ovvero di tutte le aziende che compartecipano alla produzione e alla distribuzione del prodotto).

 

Il programma di gestione della tracciabilità dei prodotti (gestione lotti), ottempera a quanto prescritto dal regolamento Cee n°178/2002 con il quale si dispone che dal 1' Gennaio 2005 sia possibile rintracciare le fasi della produzione di ogni singolo lotto e delle aziende coinvolte nell'iter di produzione, lavorazione e vendita. A tal fine è fatto obbligo agli operatori di disporre di sistemi e di procedure che consentano di individuare le informazioni al riguardo. In Italia la Norma UNI 10939:2001 definisce la rintracciabilità come "la capacità di ricostruire la storia di un prodotto e delle sue trasformazioni con informazioni documentate." E' importante sottolineare, a questo punto, che le informazioni ai fini della tracciabilità riguardano solo ed esclusivamente l'identificazione delle aziende che hanno partecipato alla formazione di ciascuna unità del prodotto e che ne hanno, quindi, la responsabilità. Non rientra in questa definizione di tracciabilità il metodo di produzione, l'origine geografica, la categoria o la composizione; difatti in relazione a questi argomenti è più opportuno parlare di etichettatura. La tracciabilità è volta a ristabilire fiducia tra consumatore e produttore dando la possibilità di controllare o di risalire in qualunque momento a ogni singolo processo produttivo.